Koronapandemien har åpnet muligheten for å tenke nytt og utfordre oss selv på hvordan vi jobber. Mange av verdens største virksomheter har allerede skiftet kurs. Det bør være en vekker for norske virksomheter. Men vi må våkne av riktig grunn!

Skrevet av Mathias Willumsen, Head of Community & Events på Epicenter Oslo

Ekstraordinære tider krever ikke alltid ekstraordinære tiltak, men de krever omstilling. Ikke bare har koronapandemien tvunget hundretusenvis av nordmenn på hjemmekontor, men det har også fått flere virksomheter til å tenke nytt. For selv om vi jobber hjemmefra, er det ingen grunn til å sette organisasjonen på pause. Den uvanlige situasjonen gir oss muligheter til å tenke nytt rundt egen virksomhet, hvordan vi jobber og driver innovasjon. Selv om mange virksomheter lengter etter å gå tilbake til normalen, vet fremoverlente selskaper at veien tilbake ikke eksisterer. Vi skal fremover!

Aktivitetsbaserte arbeidsplasser og kvadratmeter

Fremtidens arbeidsplass er ikke bare et celle-kontor og en skjerm på soverommet. Pandemien har vist oss at det er mulig å jobbe effektivt på hjemmekontor, men den har også vist at ansatte savner det fysiske møtet med kolleger. Både når arbeidet krever samarbeid og dialog, men også av rent psykososiale årsaker. Dersom nordmenn skal bli verdensmestre i samarbeid og innovasjon ved effektiv jobbing, må vi som ledere sørge for at vi skaper rom for at de ansatte får jobbe med sine oppgaver der de løser dem best. Da må en fremtidig arbeidsplass være tilrettelagt aktiviteten den skal dekke – samarbeid og innovasjon på kontoret, og produktivt arbeid hjemme.

Fra 12 000 til 3 000 kvadratmeter

Fra 2012 til 2020 har Microsoft Sverige skalert og endret hvordan de tilbyr kontorarealer til sine ansatte. De har gått fra 12.000 kvadratmeter åpent landskap, til 3000 kvadratmeter med kontorplasser, møterom og soner for aktivitetsbasert arbeid. På kontoret er kun ¼ for intern bruk til Microsoft sine ansatte, resten av kontoret er basert på åpne arealer for samarbeid og aktivitetsbasert arbeid. De ansatte kan jobbe hjemmefra, men tilbys også å jobbe fra innovasjonshus som Epicenter og WeWork der fokuset er å bygge nettverk, dele kunnskap og lære av andre.

Skal vi tilbake til normalen?

Nei, egentlig ikke. Kontoret kommer til å være en viktig del av selskapers hverdag også i fremtiden, men som vårt medlem Henrik Byström, Business Group Lead i Microsoft Sverige sier; Vi kommer ikke tilbake der vi var. Vi vil jobbe mer hybrid og må derfor tilby ansatte mer moderne arbeidsplasser. Energien av å være sammen i fysiske rom kan ikke overføres til det digitale. Vi må derfor utvikle moderne kontorlokaler hvor man tar med seg lærdommene fra hjemmekontoret og utvikler arbeidsrutiner som utnytter det beste fra begge verdener. Dette gjøres best ved at man lytter til de ansatte og deres behov.

Involver de ansatte og spar penger

Som følge av koronapandemien har flere selskaper måttet revurdere og endre sine kontorrutiner og kommunikasjon med ansatte. Hvermannsen har blitt selvutnevnte eksperter på Teams, og bedrifter har sett muligheter til å spare kostnader på lokaler når flinke arbeidstakere sitter hjemme i stuen. Google, Telenor og Facebook er blant de som har gått inn for en langvarig hjemmekontorløsning, der løsningen kan bli permanent for de som vil det. Flere av disse selskapene har hørt på hva de ansatte sier og bygger kontorene om til møteplasser for prosjekter, samarbeid og kollegial relasjonsbygging. Likevel er det viktig å ha med seg at ikke alle jubler av tanken på permanent hjemmekontor med pysjbukse og dårlig nett.

Hybride arbeidsplasser

I en uoffisiell undersøkelse blant mer enn 400 medlemsselskaper på Epicenter, sier rundt 90 prosent at de kun vil jobbe mindre enn to dager i uken fra hjemmekontor. Over halvparten av de spurte sier også at de er mer kreative på kontoret og at de opplever det som viktig å ta del i et community på jobben. Norske ledere må ikke bli fristet til å gjøre endringer i den strategiske måten vi jobber på, kun med hensikt om å spare kostnader. Det må heller komme som en konsekvens av en strategisk endring og ny arbeidsmodell for organisasjonen.

Ved å involvere de ansatte gir man dem eierskap til endringen, og muligheten til å påvirke hvordan selskapet skal utvikle seg. En undersøkelse gjennomført blant amerikanske selskaper viser at involvering av ansatte i strategiprosesser bidrar til å øke de ansattes trivsel og effektivitet, samtidig som det øker sjansen for at de blir lengre i selskapet. Vi må starte 2021 med å undersøke hvor de ansatte jobber mest effektivt med ulike arbeidsoppgaver. Deretter må vi skape de arbeidsrommene som de ansatte trenger for å jobbe effektivt. Dette være seg et fokusert hjemmekontor for noen oppgaver, og fleksible møteplasser for andre. Til slutt må vi sørge for at de ansatte har mulighet til å møte kolleger innen samme avdeling, bedrift og bransje, for å utveksle kunnskap og erfaringer.

Spar penger!

Satt i system vil dette skape mer effektive arbeidsplasser, bedrifter med større endringsvilje og en kultur for å tenke nytt i organisasjonen. Får vi med hele Norge på denne omstillingen, har vi sjansen til å bli verdensledende på samarbeid og innovasjon før vi rekker å ønske oss tilbake til slik hverdagen en gang var. Mange av de mest innovative selskapene i verden er allerede godt i gang. Det burde inspirere flere norske virksomheter til å gjøre det samme.

Vil du ta en prat om strategiske valg for din virksomhet? Avtal et møte med oss så tar vi gjerne en prat for å lære mer av hva dere gjør, og kommer med erfaringer fra vårt miljø.