Eventlokaler för företag väljs inte först utifrån antal kvadratmeter. Börja med vilket resultat arrangemanget ska skapa, vilka människor som behöver mötas och hur programmet ska fungera från ankomst till sista samtalet. Då blir lokalen ett verktyg för eventet, inte bara en adress.

Så bedömer ni om en eventlokal passar företagets arrangemang

En eventlokal passar när den hjälper er att skapa det som arrangemanget är till för. Skriv därför en kort målbild innan ni jämför alternativ: vad ska deltagarna förstå, besluta, uppleva eller göra annorlunda efteråt?

En produktlansering, en ledningsdag, en kundträff och en workshop kan ha lika många gäster men kräver olika former av närvaro. Bedöm därför lokalen mot uppgiften, inte bara kapaciteten.

• Vilka måste vara i rummet för att målet ska nås?

• Vilka samtal behöver ske i mindre grupper, och vilka behöver en gemensam scen?

• Behöver deltagarna lämna med ett beslut, nya kontakter eller ny kunskap?

• Vilka delar av programmet behöver lugn, energi eller möjlighet att arbeta tillsammans?

Ta med målbilden på visningen. En lokal som ser bra ut men inte stödjer era viktigaste moment blir dyr i tid och energi när programmet väl är i gång.

Planera lokalens ytor, flöden och teknik efter eventformat

Rita upp deltagarens väg genom eventet innan ni bestämmer möblering. Var sker välkomnandet, var samlas alla, var fortsätter samtalen och var kan ett programbyte ske utan att energin försvinner?

Se huvudsalen, entrén, pausyta och mindre rum som en helhet. Om publiken ska diskutera efter en presentation behöver ni planera för den förflyttningen, inte hoppas att den uppstår av sig själv. Samma sak gäller registrering, garderob, mat och avslut.

Tekniken ska stödja innehållet. Gå igenom vilka delar som faktiskt behöver mikrofoner, skärm, kameror, uppkoppling eller sändning. Testa också vem som ansvarar för övergångar och vad som händer om en talare ansluter på distans. För större hybrida arrangemang uppger Disruption Hall i Stockholm att lokalen har digital studio, scen, kameror, mikrofoner och möjlighet till livesändning.

Skapa engagemang genom möten, inspiration och deltagarupplevelser

Engagemang skapas när deltagarna får en tydlig roll i programmet. Byt därför ut frågan "vad ska vi visa?" mot "vad ska människor få göra tillsammans?"

Planera minst ett tillfälle där deltagarna kan bidra, inte bara lyssna. Det kan vara en prioritering i smågrupper, en fråga till en panel, ett möte mellan två relevanta personer eller en gemensam återkoppling innan dagen avslutas.

Detaljerna mellan programpunkterna spelar också roll. En kort paus med tydlig riktning kan skapa bättre samtal än en längre paus utan sammanhang. Utse gärna en värd för varje viktigt skifte: ankomst, start, paus, återstart och avslut. Det gör upplevelsen mer sammanhållen för deltagaren.

Eventlokaler för företag i olika skeden: från idé till genomförande

Behoven förändras när eventet går från idé till genomförande. I idéfasen behöver ni en målbild och rätt deltagare. I planeringsfasen behöver ni testa flöden, teknik och ansvar. Inför dagen behöver ni en körplan som visar vem som gör vad, när och var.

1. Formulera ett tydligt resultat och välj deltagare utifrån det.

2. Välj formatet före möbleringen. Bestäm först om deltagarna ska lyssna, arbeta, mötas eller växla mellan flera lägen.

3. Gör en enkel flödeskarta över ankomst, gemensamt program, pauser och avslut.

4. Stäm av teknik, tillgänglighet, skyltning och ansvar med lokalen i god tid.

5. Avsluta med ett konkret nästa steg för deltagarna och en kort återblick för arrangörsteamet.

För ett mindre arbetsmöte kan en möteslokal vara rätt startpunkt. I Epicenter Stockholm finns 15 mötes- och konferensrum för 4 till 20 personer. För ett större arrangemang uppger Disruption Hall kapacitet för upp till 230 personer i biosittning och upp till 300 personer vid mingel. Siffrorna är användbara som underlag, men valet bör alltid börja med ert format och den upplevelse ni vill skapa.

Använd samma brief när ni jämför eventlokaler

Skicka samma underlag till varje lokal ni utvärderar. Då blir det lättare att jämföra svaren och se vilken plats som bäst stödjer ert eventmål.

• Mål: vad ska vara annorlunda efter eventet?

• Deltagare: vilka behöver mötas, och varför?

• Format: vilka aktiviteter ska rymmas under dagen?

• Flöde: hur ska människor röra sig mellan programpunkterna?

• Teknik: vad behöver fungera utan kompromiss?

• Ansvar: vem fattar beslutet och vem håller ihop genomförandet?

När briefen är klar har ni ett bättre samtal med varje lokal. Det gör det enklare att välja en plats som hjälper arrangemanget att lämna ett avtryck efter att gästerna gått hem.