Hva bør du se etter i et eventlokale i Oslo?

Et godt eventlokale velges ut fra hva arrangementet skal oppnå, hvor mange som kommer og hva gjestene skal gjøre der. Når det er på plass, kan du sammenligne oppsett, teknikk, servering og hvor mye hjelp du får til gjennomføringen. Det beste lokalet gir plass til både programmet og menneskene, ikke bare riktig antall stoler.

Start med målet for arrangementet

Skal gjestene lære noe, møtes, feire eller bli kjent med et nytt produkt? Skriv ned hva dere vil at de skal sitte igjen med etterpå. Det er et bedre utgangspunkt for å velge lokale enn bilder alene.

Formålet styrer hvilke krav rommet må oppfylle. En konferanse trenger god sikt, lyd og plass til pauser. En produktlansering trenger rom for demonstrasjon, spørsmål og mingling. Et julebord må fungere for middag, samtaler og eventuell underholdning. Et faglig seminar og et julebord stiller altså helt ulike krav, selv med like mange gjester.

Antall gjester og oppsett

Kapasiteten i et lokale avhenger av oppsettet. Det samme rommet kan ta dobbelt så mange stående gjester som til middag, så be alltid om kapasitet i det oppsettet dere faktisk skal bruke, med scene, servering og teknikk på plass.

• Mingling. Gjestene står og beveger seg mellom samtaler. Gir flest plasser og passer til mottakelser, afterwork og nettverkstreff.
• Teateroppsett. Stoler på rader mot scenen. Passer når alle skal følge innlegg og presentasjoner.
• Kabaret. Runde bord med sitteplasser vendt mot scenen. Gir rom for notater, gruppearbeid og servering underveis.
• Middag. Langbord eller runde bord, med plass til passasjer for gjester og servering.

Velg et lokale som passer størrelsen på gruppen. Et for stort rom kan føles tomt, mens et for lite blir trangt. Spør gjerne om rommet kan tilpasses hvis påmeldingen blir høyere eller lavere enn ventet.

Teknikk, lyd og bilde

Gå gjennom hva publikum skal se og høre. Trenger dere scene, store skjermer, presentasjonsklikker, håndholdte mikrofoner eller mygger? Skal arrangementet strømmes eller tas opp, må kamera, lyd, nettilkobling og betjening være en del av planen fra starten.

Spør hva som følger med rommet, og om det er en tekniker til stede. Avtal en test av utstyret før gjestene kommer, særlig hvis foredragsholderne skal vise egne presentasjoner eller noen deltar digitalt.

Mat, drikke og servering

Undersøk om lokalet har catering og bar i huset, eller om dere må bruke ekstern leverandør. Mat og drikke fra samme sted som lokalet gjør koordineringen enklere. Be om alternativer for vegetarmat og allergier, og avtal hvordan dette meldes inn.

Legg serveringen rundt programmet. En frokost trenger en smidig ankomst, mens en middag krever tid til å sette seg og bli servert. Avklar også bar, bemanning og skjenkebevilling. Et selskapslokale bør vurderes like mye på hvordan måltidet flyter som på atmosfæren.

Beliggenhet og tilgjengelighet

Et sentralt eventlokale i Oslo med kort vei til kollektivtransport gjør det enklere for gjestene å komme. Tenk på hele reisen, helt frem til riktig inngang: skilting, garderobe og hvor registreringen skal stå. Spør også om trinnfri adkomst, heis og tilgjengelige toaletter.

Skal dere ha med utstyr, scenografi eller større dekorasjoner, bør du sjekke varelevering og innlasting når du er på befaring.

Hjelp til planlegging og gjennomføring

Mange lokaler tilbyr bare rommet. Andre kan hjelpe med programmet, foredragsholdere, produksjon, foto, video og evaluering. Jo større arrangementet er, jo mer verdt er det å ha en partner som kan hele prosessen og vet hvordan lokalet fungerer.

Uansett løsning bør ansvaret være tydelig før dere booker. Hvem tar imot leverandørene, følger kjøreplanen og løser tekniske spørsmål på dagen? Når flere leverandører skal jobbe sammen, bør én person ha oversikten.

Når bør du booke eventlokaler i Oslo?

Begynn å se etter lokale så snart målet, omtrentlig antall gjester og aktuelle datoer er klare. Populære perioder som julebordsesongen i november og desember og sommerfester før ferien bookes ofte flere måneder i forveien. Har dere en fast dato for en konferanse eller lansering, bør lokalet være på plass før resten av programmet spikres.

Er dere fleksible på dag eller tidspunkt, får dere flere alternativer. Spør samtidig om frister for endelig antall gjester, meny og tekniske bestillinger.

Spørsmål å stille før du booker

Still de samme spørsmålene til alle lokalene du vurderer, så blir det enklere å sammenligne:

• Kapasitet. Hvor mange får plass i vårt oppsett, med hele programmet på plass?
• Innhold. Hva er inkludert i leien, og hva kommer i tillegg?
• Teknikk. Er utstyr, tekniker og tid til testing inkludert?
• Servering. Hvem leverer mat, drikke og bemanning?
• Tilgang. Når kan vi rigge, ta imot gjester og rydde etterpå?
• Kontakt. Hvem er vår kontaktperson på dagen?
• Vilkår. Hva gjelder ved endringer i antall, flytting og avbestilling?
• Totalpris. Kan vi få et samlet tilbud som viser alle tillegg?

Eventlokaler hos Epicenter Oslo

Epicenter Oslo er et innovasjonshus ved Holbergs plass i Oslo sentrum, i Edvard Storms gate 2. Epicenter er vertskap for flere hundre eksterne arrangementer i året, og arrangementene holdes midt i et miljø der gründere, scaleups og større selskaper jobber og møtes hver dag.

Huset har lokaler for alt fra små møter til store konferanser og fester:

• Disruption Hall. 290 kvm med 14 kvm scene, stor 48:9 LED skjerm og profesjonelt lyd og bilde. Opptil 300 stående eller 230 i teateroppsett, med egen inngang fra Edvard Storms gate. Passer til konferanser, produktlanseringer, strømming og opptak, middager og julebord.
• The Atrium. 500 kvm med glasstak, scene, LED skjermer og lydanlegg, tett på kjøkken og bar. Opptil 350 stående eller 170 til middag. Passer til julebord, sommerfester, mingling, frokostmøter og seminarer.
• The Hive. 90 kvm med justerbar LED belysning, to 95 tommers skjermer og lydanlegg, rett ved bar og restaurant. Opptil 100 stående eller 50 til middag. Passer til frokostseminarer, middager, afterwork og nettverkstreff.
• Think Big. Konferanserom for opptil 60 personer i teateroppsett, med to 98 tommers skjermer. Passer til workshops, frokostmøter og heldagskonferanser.
• Møterom. 12 rom for 2 til 20 personer, med skjermdeling, whiteboard og videokonferanse. Fungerer også som grupperom under større arrangementer.
• Epicaster. Podkaststudio for opptil fire personer.

Catering, bar og restaurant finnes i huset. Eventteamet vårt hjelper med hele arrangementet, fra strategi og forretningsmål til produksjon, foredragsholdere og evaluering av effekten etterpå. Foto, video og andre tjenester kan skaffes etter behov.

«We have hosted multiple events at Epicenter Oslo, both internal and external, and everything has always run smoothly. The team is incredibly friendly, accommodating, and solution-oriented.» Thea Klepp, Marketing Manager, SuperOffice Norge AS

Vil du se lokalene eller diskutere arrangementet ditt, kan du ta kontakt med Peter Vedenvik, Head of Event, på peter@epicenteroslo.com. Planlegger du et mindre møte, finner du flere råd i artikkelen vår om møterom i Oslo.